Routine administrative pour faire le bilan de son business
Pour améliorer vos performances business et atteindre vos objectifs, il est nécessaire de prendre du recul sur l’opérationnel.
On vous partage notre routine administrative pour y arriver : relever les indicateurs, analyser les actions passées et définir de nouvelles stratégies pour l’avenir.
🎁 Bonus gratuit : le modèle Word que l’on utilise est disponible à la fin de cet article.
1. Préparation
Période Concernée : chaque mois ou chaque trimestre.
Durée : prévoir environ 1 heure chaque mois.
Idée : analyser les actions et les résultats de la période précédente doit devenir une habitude pour s’améliorer en continu et éviter aux erreurs de se (re)produire.
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2. Rappel des Objectifs
Commencez par rappeler les 2-3 objectifs principaux que vous aviez définis pour la période précédente. On vous conseille de les détailler au maximum avec des chiffres précis et des dates pour que cela soit le plus concret possible. Par exemple :
- Objectif 1 : Travailler pas plus de 35h/semaine (soit 5h en moins) en conservant le même CA avant la fin de l’année 2024. Sous-objectif : Automatiser toute la prise de rdv Sous-Objectif : tracker mon temps pour voir sur quelles tâches je peux agir
3. Did-List : Les Actions Réalisées
Faites la liste des grandes actions que vous avez réalisées pour atteindre vos objectifs. Par exemple :
- Action 1 : Automatisation de toute la prise de rdv depuis le site internet jusqu’à mon agenda.
- Action 2 : Utilisation de Clockify pour tracker mon temps pendant le mois de juin
4. Relève des Statistiques et Analyse
Analysez l’évolution des données clés de votre business par catégorie : Organisation / Communication / Vente / Finances. Par exemple pour l’organisation :
- Stats 1 : d’après le trackeur de temps ce mois-ci : environ 39h / semaine (28h sur les missions clients, 2h30 prospection, 4h30 sur la communication et 4h sur l’administratif)
- Analyse 1 : 0h passé sur la prise de rdv j’ai gagné 1h en automatisant ! Par contre je n’ai pas atteint l’objectif de 35h… Je ne peux pas réduire l’opérationnel sans réduire mon CA donc je dois gagner du temps sur les tâches annexes. Je préfère garder la prospection et la communication car je suis à l’aise avec ça. Par contre je pourrais déléguer l’administratif (facturation et pré-compta) : 4h de moins par semaine cela correspond à mon objectif de 35h.
5. Points Positifs et Négatifs
- Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Analysez ce qui a bien marché et pourquoi. Cela peut inclure une bonne organisation, l’absence d’imprévus, un domaine d’activité particulier, ou un changement personnel positif.
- Qu’est-ce qui n’a pas (bien) fonctionné ? Identifiez les domaines d’activité ou les objectifs qui n’ont pas été atteints. Analysez les raisons, comme un changement de contexte externe, une concurrence accrue, des objectifs trop élevés, ou un manque de motivation et d’anticipation. Et surtout proposez des solutions pour résoudre ces problèmes.
6. Nouveaux Objectifs
Fixez vos objectifs pour la période à venir. On vous conseille de les détailler au maximum avec des chiffres précis et des dates pour que cela soit le plus concret possible. Par exemple :
- Objectif 1 : Travailler pas plus de 35h/semaine (soit 5h en moins) en conservant le même CA avant la fin de l’année 2024. Sous-objectif : Déléguer 4h d’administratif à Qualibé à partir de septembre.
Conclusion
Faire le bilan de son business est une étape essentielle pour toute entreprise souhaitant progresser et réussir. Cette routine administrative permet de prendre conscience des forces et des faiblesses de votre activité, et de définir des stratégies efficaces pour atteindre vos objectifs futurs.
