assistanTe POUR ORGANISME DE FORMATION
Gagnez 4 heures par semaine grâce à votre assistante dédiée
Vous êtes formateur certifié Qualiopi ? Nous gérons votre administratif pendant que vous formez.
Vous adorez former,
mais l'administratif vous dévore
Vous êtes formateur certifié Qualiopi. Votre passion, c’est transmettre vos compétences.
Mais la réalité, c’est que vous passez vos soirées et vos week-ends à gérer l’administratif :
- Envoyer les documents d'entrée et de sortie de formation
- Créer les dossiers de prise en charge auprès des OPCO
- Suivre les signatures et relancer les retardataires
- Facturer vos prestations et suivre les règlements
- Maintenir la conformité Qualiopi
Résultat ? Vous perdez un temps précieux sur des tâches qui ne vous rapportent rien. Vous sacrifiez votre temps personnel. Et pire encore : vous refusez des créneaux de formation par manque de temps pour gérer l’administratif.
Et si quelqu’un gérait tout ça à votre place ?
Qualibé, c’est votre assistante administrative dédiée qui prend en charge toute la gestion administrative de votre activité de formation.
Nous sommes spécialisés dans l’accompagnement des formateurs et organismes de formation certifiés Qualiopi.
Gagnez 4 heures par semaine
Concentrez-vous sur ce que vous aimez vraiment : former. Nous nous occupons du reste.
Réduisez votre stress de 80%
Retrouvez la sérénité d’être à jour dans vos dossiers, sans sacrifier vos soirées et week-ends.
Développez votre activité
Acceptez plus de créneaux de formation et concentrez-vous sur la croissance de votre entreprise.
Nous gérons votre administratif de A à Z
Spécialisés dans l’accompagnement des formateurs certifiés Qualiopi,
nous maîtrisons toutes les spécificités de votre métier.
- Gestion documentaire : Envoi des documents d'entrée et de sortie de formation, suivi des signatures, relances automatiques...
- Échanges avec les apprenants : Communication professionnelle avec vos stagiaires, réponses aux questions administratives, suivi personnalisé...
- Facturation et suivi : Création et envoi des factures, suivi des règlements, relances clients, gestion de la trésorerie...
- Dossiers de financement OPCO : Création et suivi des dossiers de prise en charge auprès des OPCO, gestion des demandes CPF...
- Conformité Qualiopi : Suivi rigoureux de la conformité aux exigences Qualiopi, préparation des audits, maintien de votre certification...
- Gestion administrative globale : Toutes les tâches administratives qui vous font perdre du temps et vous empêchent de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Votre assistante à temps partagé
à Cholet (49) ou à distance-
Une assistante dédiée et expérimentée
-
Volume flexible d'un mois à l'autre
-
Mission ponctuelle ou récurrente
-
Gestionnaire de mots de passe
-
Clause de secret professionnel
-
Sans engagement, ni préavis
Comment cela fonctionne :
2
Devis
3
Acompte
4
Prestation
5
Facturation
6
Et après ?
- Engagement environnemental : un arbre planté pour chaque nouveau client
- Offre fidélité : -10% pour toute recommandation entraînant signature d’un devis
Témoignages
Avis clients
Questions fréquentes
Est-ce que c'est adapté à mon entreprise ?
Notre flexibilité de volume horaire nous permet d’accompagner aussi bien des indépendants, organismes de formation, ainsi que des TPE tous secteurs d’activité confondus.
Comment s'organise le temps de la mission ?
Votre assistante démarre le chronomètre dès qu’elle travaille pour vous, par l’intermédiaire d’un logiciel dédié utilisé en interne (Clockify).
En fin de mois, un export détaillé est joint à votre facture pour que vous sachiez en toute transparence ce qui a été fait.
Est-ce que j'aurais toujours la même assistante ?
Oui, vous avez une assistante dédiée. Cela garantit un gain de temps dans le traitement de la mission et une meilleure communication pour collaboration plus fluide.
En cas de maladie ou congés, nous assurons la continuité de service avec une autre assistante déjà formée en interne à vos process.
Vous travaillez avec quels logiciels ?
Nos assistantes s’adaptent à votre organisation et utilisent donc vos outils.
Elles sont formées à la majorité des outils : Office 365, Google Workspace, Notion, Trello, ClickUp, Pennylane, Tiime, Henrri, Obat, Slack, Discord…
Est-ce que c'est sécurisé pour mes données ?
Nos contrats intègrent des clauses de confidentialité et l’utilisation d’un gestionnaire de mots de passe (Dashlane en interne ou le vôtre si vous en utilisez déjà un).
De ce fait, nous n’avons pas connaissance de vos identifiants car c’est l’interface du logiciel qui fait le lien pour garantir la sécurité des accès.
Nos ordinateurs sont équipés d’anti-virus et connexion internet via VPN .
Vos documents ne sont pas stockés sur nos serveurs, ils restent sur votre espace drive.
Comment se passe le démarrage de la mission ?
Un premier rendez-vous avec votre assistante permet de faire connaissance, vérifier que ses accès à vos outils soient opérationnels, planifier un point de suivi régulier, définir vos priorités et process pour commencer les première tâches dans l’heure qui suit.
Est-ce que je peux suspendre ou arrêter la mission ?
Nos contrats sont sans engagement. Vous pouvez ajuster, suspendre ou arrêter la mission quand vous le voulez d’un mois à l’autre. Aucun frais supplémentaire.
Pouvez-vous intervenir dans mes locaux ?
Dans 90% des cas, nos assistantes travaillent à distance parce que l’organisation, les outils et la communication le permettent.
Si besoin, et dans certaines villes desservies uniquement, une intervention dans vos locaux peut être envisagée; le temps de déplacement sera alors inclus dans le temps de travaillé.
Est-ce que Qualibé remplace mon cabinet comptable ?
Non. Votre cabinet comptable prend en charge des tâches réglementées telles que les déclarations fiscales, TVA, liasse fiscale, bilan…
Alors que Qualibé vous accompagne au quotidien en amont de la comptabilité (devis et facturation, enregistrement et tri des factures, relances, lien avec les fournisseurs, virements, gestion RH…)
Mon assistante peut elle faire des virements à ma place ?
Bien sûr, cependant il faudra lui ouvrir ses propres accès à votre compte bancaire pour le faire en toute sécurité (gratuit dans la plupart des banques).
Selon les banques, vous pourrez paramétrer un montant maximum d’autorisation des virements, et installer une double validation de votre part.
Nous sommes couverts par une assurance professionnelle qui protège nos clients et couvre les opération jusqu’à 1 million d’euros.
Libérez votre temps, réduisez votre stress, et augmentez votre efficacité.