ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POUR FORMATEUR ET ORGANISME DE FORMATION

Votre assistante dédiée gère l’administratif de vos formations

Formateur indépendant ou organisme de formation, certifié Qualiopi ou en cours de certification : nous gérons vos dossiers, de la convention à la facture, pendant que vous formez.

Vous adorez former,
mais l'administratif vous dévore

Votre métier, c’est transmettre.

Mais chaque session de formation amène son lot de papiers, et vos soirées et week-ends y passent :

• Envoyer les conventions, programmes et convocations
• Monter les dossiers de prise en charge auprès des OPCO
• Suivre les émargements et relancer les signatures
• Envoyer les questionnaires et les attestations de fin de formation
• Facturer et suivre les règlements des financeurs
• Remplir le bilan pédagogique et financier (BPF) chaque année

Résultat : l’administratif prend la place de la formation.
Vous refusez parfois des sessions par manque de temps, et vos preuves Qualiopi s’accumulent en retard.

Et si quelqu’un gérait tout ça à votre place ?

Qualibé met à votre disposition une assistante administrative spécialisée dans les organismes de formation.
Elle gère vos dossiers apprenants, vos financements et votre facturation.
Et comme chaque document est envoyé, signé et classé au bon moment, vos preuves Qualiopi se constituent au fil de l’eau.

Gagnez 4 heures par semaine

Concentrez-vous sur ce que vous aimez vraiment : former. Nous nous occupons du reste.

Des preuves Qualiopi à jour

Conventions, émargements, questionnaires : tout est prêt et classé le jour de l’audit.

Développez votre activité

Acceptez plus de sessions et concentrez-vous sur la croissance de votre organisme.

Nous gérons votre administratif de A à Z

Nous connaissons le parcours de vos apprenants et les exigences de vos financeurs.
Votre assistante intervient à chaque étape.

Avant la formation : réponses aux demandes, devis, conventions et contrats, programmes, convocations, recueil des besoins et tests de positionnement.
Financements : dossiers de prise en charge OPCO, suivi des demandes CPF, subrogation de paiement.
Pendant la formation : émargements, suivi des absences, échanges avec les apprenants et les entreprises.
Après la formation : questionnaires de satisfaction à chaud et à froid, attestations et certificats de réalisation, classement des preuves.
Facturation : factures aux clients et aux financeurs, suivi des règlements, relances, lien avec votre comptable.
Bilan annuel : préparation du bilan pédagogique et financier (BPF) à déposer avant le 31 mai.

45 € HT de l'heure

Une assistante dédiée et formée aux OF
Volume flexible d'un mois à l'autre
Mission ponctuelle ou récurrente
Relevé détaillé des heures mensuelles
Gestionnaire de mots de passe
Clause de secret professionnel
Sans engagement, ni préavis

Comment ça fonctionne

Découverte

Un rendez-vous de 30min pour identifier vos besoins.

Devis

Vous recevez une proposition commerciale sous 48h.

Acompte

Dès réception du devis signé et de l’acompte de 30%, la prestation commence à la date convenue.

Prestation

Nous échangeons régulièrement pour vous assurer une entière satisfaction.

Facturation

En fin de mission ou chaque fin de mois, vous recevez la facture de la prestation pour le règlement du solde.

Et après ?

La prestation est terminée, votre administratif est à jour ! Satisfait ? Nous pouvons renouveler la prestation.

Un audit Qualiopi à préparer ?

Votre assistante produit vos preuves au quotidien. Pour préparer l’audit lui-même (état des lieux, audit blanc, levée des écarts), nous proposons des forfaits à prix fixe : audit initial, surveillance et renouvellement.

Et pour nos clients en suivi mensuel, l’assistance le jour de l’audit est offerte.

Témoignages

Avis clients

    
 
 
         
   Sarah Durand 
 
 
 
 Trustindex vérifie que la source originale de l'avis est Google. Je recommande vivement Fanny pour son professionnalisme, sa rigueur et sa réactivité. Toujours organisée, disponible et à l'écoute, elle a été d'une aide précieuse au quotidien. C'est une personne de confiance, agréable et efficace, avec qui il est très facile de travailler. Je lui souhaite beaucoup de réussite pour la suite !
  
 
        
   Quentin Vandecapelle 
 
 
 
 Trustindex vérifie que la source originale de l'avis est Google. Avec Pistache, nous travaillons avec Qualibé depuis plusieurs mois et nous sommes pleinement satisfait des équipes. Réactivité et professionnalisme sont dans l'ADN de Qualibé, nous les recommandons vivement !
  
 
        
   Alex Neveu 
 
 
 
 Trustindex vérifie que la source originale de l'avis est Google. Bientôt 2 mois que je fais confiance à Anna et Fanny de Qualibé pour le suivi de mon pilotage financier et le lien avec mon logiciel comptable. Je suis ravi de leur professionnalisme et de leur adaptation à mon monde de fonctionnement ! C’est un plus important pour moi en tant que dirigeant d’une petite agence web, car cela me dégage un temps précieux pour gérer d’autres sujets (un peu trop multiples 😅). Et l’équipe Qualibé gère ça à merveille, j’ai pleinement confiance et l’esprit libre sur ce sujet qui reste structurant pour mon suivi mensuel !
  
 
        
   Marine Bauvoir 
 
 
 
 Trustindex vérifie que la source originale de l'avis est Google. Un vrai soulagement au quotidien ! Qualibe m’aide énormément sur l’administratif : efficace, organisée et toujours dispo. Je recommande sans hésiter
  
 
        
   Maxime Blot 
 
 
 
 Trustindex vérifie que la source originale de l'avis est Google. Très bonne découverte de la délégation administrative avec Fanny et Anna, je ne m'en passerai plus !
  
 
        
   Chloé Corfmat 
 
 
 
 Trustindex vérifie que la source originale de l'avis est Google. Je suis ravie de travailler avec Fanny depuis 3 mois.
Elle m'aide à gagner du temps dans mon entreprise en gérant une partie de ma comptabilité et de ma communication (planification, récupération des stats).
Grâce à elle et son sérieux, tout est fluide !
Je la recommande à 100%, sans hésiter.
  
 
        
   Pernot Laurent 
 
 
 
 Trustindex vérifie que la source originale de l'avis est Google. Merci Fanny pour ce super accompagnement à un moment ultra chargé !
  
 
        
   virginie celle 
 
 
 
 Trustindex vérifie que la source originale de l'avis est Google. Je collabore avec le cabinet QUALIBE depuis 2 mois.
Je suis satisfaite de leur travail et de leur aide dans ma gestion administrative. Je recommande pour leur bienveillance et la souplesse accordée en terme d'heures. Cela permet vraiment de s'adapter au volume d'activité d'un indépendant.
  
 
        
   Milene Fizel 
 
 
 
 Trustindex vérifie que la source originale de l'avis est Google. Fanny...une main de fer dans un gant de velours. D'une efficacité et perspicacité qui fait du bien. Une personne sur qui on peut compter les yeux fermés. Je recommande +++.
  
 
        
   Marion Vial 
 
 
 
 Trustindex vérifie que la source originale de l'avis est Google. Fanny a pris très à cœur le travail que je lui ai confié. Elle a géré la mission avec sérieux et efficacité ! Je vous la recommande à 100% !

Questions fréquentes

Travaillez-vous avec les formateurs indépendants ?

Oui. Nous accompagnons les formateurs indépendants comme les organismes de formation avec plusieurs intervenants. Le volume d’heures s’adapte à votre nombre de sessions, même s’il varie d’un mois à l’autre.

Est-ce que j'aurais toujours la même assistante ?

Oui, vous avez une assistante dédiée. Cela garantit un gain de temps dans le traitement de la mission et une meilleure communication pour collaboration plus fluide.

Nous travaillons en binôme donc en cas d’absence nous assurons la continuité de service avec une autre assistante déjà formée en interne.

Comment s'organise le temps de la mission ?

Votre assistante démarre le chronomètre dès qu’elle travaille pour vous, par l’intermédiaire d’un logiciel dédié utilisé en interne (Clockify).

Elle surveille que le nombre d’heures ne dépasse pas le volume maximum convenu au devis.

En fin de mois, un export détaillé est joint à votre facture pour que vous sachiez en toute transparence ce qui a été fait.

Est-ce que c'est sécurisé pour mes données ?

Nos contrats intègrent des clauses de confidentialité et l’utilisation d’un gestionnaire de mots de passe (Dashlane en interne ou le vôtre si vous en utilisez déjà un).
De ce fait, nous n’avons pas connaissance de vos identifiants car c’est l’interface du logiciel qui fait le lien pour garantir la sécurité des accès.

Nos ordinateurs sont équipés d’anti-virus et connexion internet via VPN .
Vos documents ne sont pas stockés sur nos serveurs, ils restent votre propriété et stockés dans vos outils.

Je ne suis pas encore certifié Qualiopi, pouvez-vous m'aider ?

Oui. Que vous soyez certifié ou non, même en portage chez un organisme partenaire, votre assistante met en place dès maintenant des documents conformes à la certification Qualiopi. Pour l’audit lui-même, voyez notre forfait audit initial.

Pouvez-vous gérer mes dossiers OPCO et mon BPF ?

Oui. Votre assistante monte les dossiers de prise en charge, suit les accords, facture les financeurs et relance les règlements. Elle prépare aussi votre bilan pédagogique et financier à partir des données de l’année.

Utilisez-vous mon logiciel de gestion de formation ?

Oui, votre assistante travaille dans vos outils : logiciel de gestion de formation, Office 365, Google Workspace, Notion… Vos documents restent chez vous.

Est-ce que je peux suspendre ou arrêter la mission ?

Nos contrats sont sans engagement. Vous pouvez ajuster, suspendre ou arrêter la mission quand vous le voulez d’un mois à l’autre. Aucun frais supplémentaire.

Libérez votre temps pour former. On s’occupe de l’administratif.